GİZLİLİK POLİTİKASI

1. AMAÇ ve KAPSAM

AKTİVA Yazılım Danışmanlık Bilişim Teknolojileri Mühendislik ve Dış Ticaret Anonim Şirketi (“AKTİVA”, “Şirket”) olarak, kişisel verilerinizin ve özel bilgilerinizin korunmasına önem vermekteyiz. Bu nedenle Şirketimiz tarafından, Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verileriniz iş amaçlarına bağlı olarak, aşağıda açıklandığı çerçevede kullanılmak, kaydedilmek, saklanmak, güncellenmek, aktarılmak ve/veya sınıflandırılmak suretiyle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVK Kanunu”) uygun olarak işlenmektedir.

Şirketimiz, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, gizliliğini sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin edecek tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu metin; internet sitelerimiz, kurumsal süreçlerimiz, yazılımlarımız ve mobil uygulamalarımız aracılığıyla kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler ile çalışanlarımızı kapsamaktadır. AKTİVA, web tabanlı yazılımlar (“Web Tabanlı Yazılımlar”), masaüstü yazılımlar (“Masaüstü”), internet siteleri (“Site”, “Siteler”) ve mobil uygulamalar (“Mobil Uygulama”, “Mobil Uygulamalar”) üzerinden hizmet sunmaktadır. İşbu Gizlilik Politikası, tüm bu platformlarda işlenen kişisel veriler için geçerlidir.

Yazılımımız, internet sitemiz ve mobil uygulamalarımız üzerinde işlenen tüm kişisel bilgiler, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata uygun şekilde işlenmektedir.

Web tabanlı, masaüstü ve mobil uygulamalarımızı kullanarak veri işleyen müşterilerimiz bağımsız birer veri sorumlusu sıfatını taşımaktadır. Bu durumlarda Şirketimiz yalnızca “veri işleyen” konumundadır. Dolayısıyla kişisel verilerinizin işlenmesiyle ilgili olarak müşterilerimizin kendi gizlilik politikaları ve aydınlatma metinlerine başvurmanız önerilir.

Ayrıca sitelerimizde yer alan üçüncü taraf bağlantılarının veri güvenliği ve koruma politikalarına dair herhangi bir garanti verilmemektedir. İlgili sitelerin kendi veri güvenliği ve gizlilik politikalarının ayrıca incelenmesi tavsiye edilmektedir.

2. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

AKTİVA Yazılım; çalışanlar, çalışan adayları, müşteriler, tedarikçiler, tedarikçi çalışanları ve ziyaretçiler başta olmak üzere ticari faaliyetleri kapsamında kişisel verilerini işlediği tüm gerçek kişiler karşısında Veri Sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 3. maddesi uyarınca Veri Sorumlusu sıfatıyla iletişim bilgilerimiz:

  • Unvan: AKTİVA Yazılım Danışmanlık Bilişim Teknolojileri Mühendislik ve Dış Ticaret Anonim Şirketi

  • Adres: Sancak Mah. Kondrad Adenauer Cad. No:38/2 Çankaya / Ankara

  • Web: www.kimlikokur.com

  • Telefon: +90 (312) 440 00 65

  • E-posta: kvk@kimlikokur.com

3. TEMEL KAVRAMLAR

  • Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onay.

  • Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirlenemeyecek hale getirilmesi.

  • İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

  • Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

  • Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem (kaydetme, saklama, değiştirme, aktarma vb.).

  • Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen gerçek veya tüzel kişi.

  • Veri İşleyen: Veri sorumlusunun yetkilendirmesiyle onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

  • Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, dini inanç, sağlık bilgileri, biyometrik ve genetik veriler gibi hassas nitelikteki veriler.

  • Komite: Şirket bünyesinde kişisel veri süreçlerinin yürütülmesini ve kontrolünü sağlayan KVK Komitesi.

  • Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

  • Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirketimiz, ilgili kişilere ait kişisel verileri yalnızca ticari, hukuki ve kurumsal faaliyetler kapsamında işlemektedir.

Yönetim Süreçleri

  • Ticari faaliyetlerin yürütülmesi,

  • İş sürekliliğinin sağlanması, hukuki ve idari güvenliğin temini,

  • İş ve uygulama stratejilerinin planlanması ve icrası,

  • Kurum içi ve çevresinde fiziki güvenliğin sağlanması,

  • Mevzuat ve sözleşmelerden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

  • Tanıtım, bilgilendirme ve müşteri iletişimi,

  • Bayilik ve iş ortaklığı süreçlerinin yürütülmesi,

  • Kamuoyunun bilgilendirilmesi,

  • Ulusal ve uluslararası faaliyetlerin planlanması ve yürütülmesi.

Çalışanlarla İlgili Süreçler

  • İş sözleşmelerinin oluşturulması ve yürütülmesi,

  • İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması, işe alım, performans değerlendirme,

  • Özlük dosyalarının oluşturulması ve saklanması,

  • Görevlendirme, seyahat ve konaklama süreçleri,

  • Mesai ve performans takibi,

  • İşten ayrılış süreçlerinin yönetimi.

Bilişim Süreçleri

  • Bilişim ve iletişim altyapısının kurulması ve yönetilmesi,

  • Kurumsal e-posta ve sosyal medya hesaplarının yönetilmesi,

  • Mobil uygulama ve web sitesi üyelik işlemlerinin yürütülmesi,

  • Veri güvenliğinin sağlanması ve arşivleme,

  • İnternet erişim loglarının tutulması,

  • Şirket araçlarının ve dijital varlıkların takibi.

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kuruluşumuzda ilgili kişilere ait kişisel veriler, tamamen ve doğrudan kuruluşun faaliyetleri ve ilgili kişiyle olan ticari, iş veya hukuki bağla ilişkili olmak üzere;

Yönetim Süreçleri ile İlgili Amaçlar

  • Ticari faaliyetlerin yürütülmesi,

  • İş sürekliliğinin sağlanması, hukuki ve idari iş güvenliğinin temini,

  • İş ve uygulama stratejilerinin planlanması ve icrası,

  • İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yönetilmesi,

  • Kuruluş, hizmetler ve ürünler hakkında sunum, tanıtım ve bilgilendirme yapılması,

  • Mevzuat ve sözleşmelerden kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

  • Kuruluş içi ve çevresinde fiziki mekân güvenliğinin sağlanması,

  • Hukuki destek alınması,

  • Elektronik ve diğer sosyal medya araçları ile basılı, süreli ve süresiz yayınların kullanılması,

  • Bayilik süreçlerinin yürütülmesi,

  • Basın mensupları ve basın-yayın organları ile iletişim kurulması ve sürdürülmesi,

  • Kamuoyunun faaliyetler hakkında bilgilendirilmesi,

  • İş görüşmelerinin zamanında ve etkili bir biçimde gerçekleştirilmesi,

  • İşlerin zamanında ve gereğine uygun bir biçimde tamamlanabilmesi,

  • Yerel, ulusal ve uluslararası seviyelerdeki faaliyetlerin planlanması ve yürütülmesi,

  • Yurt içi ve yurt dışındaki iş ortakları ve topluluk şirketleri ile ilişkilerin yürütülmesi,

  • Fikri ve sınai mülkiyetle ilgili işlemlerin yürütülmesi,

  • Kuruluş, ürünler ve hizmetler hakkında tanıtım, pazarlama ve bilgilendirme yapılması,

  • Müşteri ve potansiyel müşterilerden bildirim ve geri dönüş alınması,

  • Müşterilere teknik destek sağlanması,

  • Müşteri ve potansiyel müşterilerin sorularının cevaplanması,

  • Elektronik fatura hizmetleri konusunda destek sağlanması,

  • Fuar, seminer gibi etkinliklere katılım sağlanması.

Çalışanlarla İlgili Amaçlar

  • Çalışanların iş sözleşmelerinin oluşturulması ve ifası,

  • Çalışanlara sunulan hizmetlerin yerine getirilmesi ve uygulanması,

  • Çalışanlara sosyoekonomik fayda sağlanması,

  • Yurt içi ve yurt dışı görevlendirme, yolculuk ve konaklamaya ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

  • İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi,

  • İşe alım, iş ilişkisinin yürütülmesi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,

  • Özlük dosyalarının oluşturulması, fiziksel ve elektronik ortamlarda saklanması,

  • Mesai takibi,

  • İşten ayrılış, çıkış işlemleri ve mülakatlarının yürütülmesi,

  • Performans ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi.

Bilişim Süreçleri ile İlgili Amaçlar

  • Bilişim ve iletişim altyapısının oluşturulması, güncellenmesi,

  • Bilişim araç ve sistemlerinin kullanıcılarının yönetilmesi,

  • Kurumsal e-posta hesaplarının yönetilmesi,

  • Kurumsal sosyal medya hesaplarının yönetilmesi,

  • İşten ayrılan çalışanların e-posta hesaplarının yönetilmesi, denetlenmesi ve kapatılması,

  • Taşınabilir ve/veya masaüstü elektronik cihazların yönetilmesi, izlenmesi, denetlenmesi,

  • Mobil uygulama kullanıcılarına ait işlemlerin yürütülmesi,

  • İnternet sitesi üyelerine ilişkin işlemlerin yürütülmesi,

  • Veri güvenliğinin sağlanması ve verilerin arşivlenmesi,

  • İnternet erişim loglarının tutulması,

  • Kuruluşa ait taşıtların ve kullanıcılarının takibinin yapılması,

  • Müşterilere ait dijital varlıkların ve hakların korunması ve yönetilmesi.

 

6. KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN İLGİLİ KİŞİLER

AKTİVA Yazılım, genel ve yoğun olarak ilgili kişilerin verilerini bu Gizlilik Politikası ve diğer idari ve teknik tedbirler kapsamında işler. Bu kategoriler dışında yer alan gerçek kişilere ait kişisel verilerin işlenmesinde de işbu Gizlilik Politikası başta olmak üzere kuruluş veri işleme politikalarına uyulacaktır. Kişisel verileri işlenmekte olan gerçek kişi kategorileri şunlardır:

  • Çalışanlar,

  • Belirsiz süreli iş akdiyle çalışanlar,

  • Stajyer ve İŞKUR işbaşı eğitim programlarında görevli olanlar,

  • İş Başvurusunda bulunanlar,

  • Müşteri temsilcileri ve çalışanları,

  • Tedarikçi temsilcileri ve çalışanları,

  • Danışman ve Denetçiler,

  • Kamu görevlileri,

  • Ziyaretçilerimiz,

  • İnternet Sitelerinin ziyaretçileri,

  • Potansiyel müşteriler ve kullanıcılar,

  • Bayilerimiz

7. YASAL GEREKÇELER VE İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

7.1. Çalışanlarımıza ve Belirsiz Süreli İş Akdiyle Hizmet Veren Çalışanlarımıza ve Stajyerlere Ait Kişisel Veriler

Kuruluş çalışanların, çalışan adaylarının ve stajyerlerin kişisel verilerini;

  • İş Sözleşmesi,

  • 4857 Sayılı İş Kanunu,

  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

  • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

  • 4632 Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu,

  • 2004 sayılı İcra İflas Kanunu,

  • 4904 sayılı Türkiye İş Kurumu ile İlgili Bazı Düzenlemeler Hakkında Kanun,

  • 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu,

  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,

  • 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu,

  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

  • Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği,

  • 1774 sayılı Kimlik Bildirim Kanunu,

  • Ücret, Prim, İkramiye Ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik

ve benzeri kanun, yönetmelik, tebliğlere uygun olarak işlemektedir.

Kuruluş bu kapsamda çalışanların kimlik, iletişim, özlük, finans, mesleki deneyim, fiziksel mekân güvenliği, hukuki işlem, işlem güvenliği, risk yönetimi, görsel ve işitsel kayıtlar ve diğer bilgiler kategorileri ile inanç, dernek üyeliği, vakıf üyeliği, sağlık bilgileri, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri gibi özel nitelikli verilerini işlemektedir.

7.2. İş Başvurusunda Bulunanlara Ait Kişisel Veriler

İş başvurusunda bulunanların özgeçmiş, niyet mektubu gibi araçlarla kendi istekleri ile bizimle paylaştıkları veya kendi istekleri ile tüm ilgili kuruluşlarla paylaşılması için ilettikleri online istihdam platformları ve/veya yetenek ajanları tarafından bizimle paylaşılan, kimlik, özlük, iletişim, aile bilgileri, finans, eğitim, mesleki tecrübe, alışkanlıklar gibi kişisel veriler ile özgeçmişlerine kaydettikleri dernek, vakıf üyelikleri gibi yine kendi istekleri ile paylaştıkları özel nitelikli verileri işlemekteyiz.

7.3. Müşteri ve Tedarikçilerimizin Temsilcilerine Ait Kişisel Veriler

Kuruluş ticari faaliyetlerini yürütürken ilişki kurduğu müşteri ve tedarikçi gerçek kişiler ile müşteri ve tedarikçi kurumların temsilcileri ve gerçek kişilerin kişisel verilerini;

  • Hizmet Sözleşmesi,

  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

  • 2004 sayılı İcra İflas Kanunu,

  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,

  • 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,

  • Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri

ve benzeri yasa, yönetmelik ve tebliğler gereği işlemektedir. Kuruluş müşteri ve tedarikçi gerçek kişilerin ve temsilcilerinin kimlik, iletişim, finans, hukuki işlem ve diğer bilgiler kategorilerindeki kişisel verilerini işlemektedir.

7.4. Denetçi, Danışman ve Kamu Çalışanlarına Ait Kişisel Veriler

Kuruluş ticari ve imalat faaliyetlerinin yürütülmesi ve sürdürülebilirliğinin ve kalitesinin sağlanması amacıyla kontrol ve denetim görevi yürüten denetçi, danışman ve kamu çalışanlarının kişisel verilerini;

  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,

  • 4458 sayılı Gümrük Kanunu,

  • 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,

  • 4857 Sayılı İş Kanunu,

  • 4904 sayılı Türkiye İş Kurumu ile İlgili Bazı Düzenlemeler Hakkında Kanun,

  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

  • Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri,

ve benzeri kanun, yönetmelik, tebliğlere uygun olarak işlemektedir.

Kuruluş bu kapsamda denetçi, danışman ve kamu görevlilerinin kimlik, iletişim, özlük kategorilerindeki kişisel verilerini işlemektedir.

7.5. Uygulama ve Site Kullanıcılarımıza Ait Kişisel Veriler

Kendi ürünümüz olan web tabanlı, masaüstü ve mobil uygulamaları kendi adına veya kurumsal olarak kullanan kullanıcıların kimlik, özlük, iletişim, lokasyon kategorilerindeki kişisel verilerini işlemekteyiz.

Ayrıca uygulama ve yazılımları denemek isteyen kişiler için de bir deneme hesabı oluşturulmakta ve kimlik, özlük, iletişim kategorilerindeki kişisel verileri işlenmektedir.

7.6. Ziyaretçilerimize Ait Kişisel Veriler

Bilişim ve tesis güvenliğinin sağlanması amacıyla ziyaretçilerin kişisel verilerini;

  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

kapsamında ve meşru menfaatimiz gereği işlemekteyiz.

Bu kapsamda ziyaretçilerin Kimlik, İşlem Güvenliği, Fiziksel Mekân Güvenliği gibi kategorilerdeki kişisel verileri işlenmektedir.

7.7. Site Ziyaretçilerine ve Üyelerine Ait Kişisel Veriler

Meşru menfaatimiz gereği internet sitelerimizi ziyaret eden ve üye olarak kayıt olan kullanıcılara ait işlem güvenliği, kimlik gibi kategorilerdeki kişisel verileriniz formlar ve “çerezler” aracılığı ile işlenmektedir. Çerezler hakkında daha fazla bilgi almak için “Çerez Politikamıza” başvurmanızı rica ediyoruz.

7.8. Potansiyel Müşterilerimize Ait Kişisel Veriler

Sitelerimizdeki reklamlar dışında, kullanıcılarımızı, deneme sürümü kullanıcılarımızı, müşterilerimizi ve potansiyel müşterilerimizi e-posta, sosyal medya veya telefon aracılığıyla yeni ürünler veya hizmetler hakkında rızalarını alarak bilgilendirebiliriz. İlgili kişiler bu tür tanıtım, reklam ve promosyon iletişimine karşı, diledikleri zaman itiraz edebilirler. Ayrıca bu tür e-postalarımızda ve SMS mesajlarını almak istemeyen ilgililer, mesajları engelleyebilir, iptal seçeneğini kullanabilir veya bize başvurarak listelerden silinmeyi isteyebilirler.

Ayrıca ürünlerimiz ve/veya hizmetlerimizle ilgilenenleri bilgilendirmek için bir bültenimiz bulunmaktadır. Her bülten, bültenimizden aboneliğinizi iptal edebileceğiniz bir bağlantı içermektedir. Aboneliği iptal etmek isteyenler hesap ayarları üzerinden bunu gerçekleştirebilirler. Bu kapsama sınırlı olmak üzere potansiyel müşterilerimize ait kimlik, özlük ve iletişim kategorilerindeki kişisel verilerini işlemekteyiz.

7.9. Bayilerimize Ait Kişisel Veriler

Ürün ve hizmetlerimizi satış, pazarlama ve satış sonrası destek hizmetlerinde rol alan bayilerimizin temsilcilerinin kimlik, iletişim, özlük verilerini;

  • Bayilik Sözleşmesi

  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

  • 2004 sayılı İcra İflas Kanunu,

  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,

  • 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,

  • Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri

ve benzeri yasa, yönetmelik ve tebliğler gereği işlemektedir.

8. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

Kuruluş, Kanun kapsamında ilgili kişinin veri işlenmeden önce onayını alma hakkının olduğunu, verinin işlenmesinden sonra ise verisinin kaderini tayin etme hakkına sahip olduğunu kabul etmektedir.

Bu anlamda ilgili kişiler İrtibat Kişisine başvurarak;

a) Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) Kanunun 7’nci maddesinde de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarını kullanabilir.

Buna karşın, Şirket içinde anonimleştirilmiş verilerle ilgili olarak kişilerin bir hakkı bulunmamaktadır. Kişisel veriler, iş ve sözleşme ilişkisinin gereği, yargısal ya da kamu otoritesince kanuni bir yetkinin kullanılması durumunda ilgili kurum ve kuruluşlarla paylaşılabilir.

Sayılan haklar kapsamındaki talepler, kuruluş Başvuru Formunu eksiksiz doldurup ıslak imzanız ile iadeli taahhütlü mektupla ve kimlik fotokopileriyle (nüfus cüzdanı için sadece ön yüz fotokopisi olacak şekilde) İrtibat Kişisine ileterek gerçekleştirilir. Başvuru süreci ile ilgili Kişisel Veri Başvuruları Aydınlatma Metnine göz atabilirsiniz.

9. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYULACAK TEMEL KURALLAR

AKTİVA Yazılım birimleri ve çalışanları ilgili kişilerin kişisel verilerini işlerken Gizlilik Politikası ve diğer kurumsal politikaların da üzerine inşa edildiği şu temel kurallara özen göstermeye dikkat edeceklerdir.

  • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Kuruluş kendi topladığı veya diğer taraflarca kendisi ile paylaşılan kişisel verilerin KVK’da belirtilen ilgili kişinin aydınlatılması, gerekli durumlarda verilerin işlenmesi için ilgili kişinin açık rızasının alınması gibi şartların yerine getirilip getirilmediğini kontrol eder ve sorgular. İlgili kişilerin aydınlatılması, açık rızalarının alınması veya bilgi için yaptıkları başvurulara cevap verirken dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde davranır.

  • Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Kuruluş işlediği ve veri tabanlarında tuttuğu kişisel verilerin kontrol mekanizmaları elverdiği oranda doğru bilgiler içerdiğinden emin olmaya çalışır. Mümkün olduğu kadar verileri güncel tutmaya özen gösterir. Veri kaynaklarını doğru bilgi paylaşmaya ve değişikliklerde güncelleme yapmaya teşvik eder. Verilerin toplanması aşamasında doğru ve güncel olduklarını kontrol etmeye dikkat eder.

  • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Kuruluş, kişisel verileri ancak bu Gizlilik Politikasında belirlenen belirli, açık ve meşru amaçlarla işler.

  • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Kuruluş, kişisel verileri işlendikleri amacın sınırları dışında başka bir amaç için işlememeye, böyle bir ihtiyaç doğduğunda ilgili kişinin aydınlatılması ve gerektiğinde açık rızasının alınmasına özen gösterir. Verileri sadece işlendikleri amaçla sınırlı ve hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanır. İş amaçları dışında verileri işlemez, kullanmaz ve kullandırtmaz. Kişisel verilerin başka bir amaçla işlenmesi gerektiğinde Komite’nin gözetiminde ve onayı ile ilgili uyum araçlarında ve kontrol araçlarında düzeltmelerin yapılması sağlanır.

  • Süreyle Bağlılık: Kuruluş, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmeye özen gösterir. Sözleşmeden kaynaklı kişisel verileri ilgili Kanunlardaki ihtilaf çıkma süreleri, ticaret ve vergi hukukunun gereklilikleri kadar bünyesinde muhafaza eder. Buna karşın bu amaçlar ortadan kalktığında kuruluş kişisel veriyi siler ya da anonimleştirir. Hangi kategorideki verilerin ne kadar süre muhafaza edileceği Kişisel Veri Envanterinde belirlenmiştir.

  • Veri Azaltma: Kuruluş, birimleri ve çalışanları yasaların ve ilgili mevzuatın zorunlu kıldığı kapsam ve süreler dışında, ancak işleme amacının gerektirdiği miktarda, amaçla ilgili kategorilerdeki verileri toplar ve gerekli olduğu sürece sistemlerinde işlemeye özen gösterir.

  • Silme ve İmha Etme: Kuruluş işlemekte olduğu kişisel verileri bağlı olduğu yasalar, sosyal güvenlik, borçlar, vergi ve ticaret hukuku gibi ilgili alan mevzuatında öngörülen sürelerle sınırlı ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklar. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Veri Saklama, Silme, İmha ve Aktarma Politikasına uygun olarak ve Komitenin de izni ve gözetiminde süresi dolan kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

  • Gizlilik ve Veri Güvenliği: Kuruluşta kişisel verilerin işlenmesi, aktarılması ve saklanması süreçlerinin tamamında genel gizlilik kurallarına ve veri güvenliğinin sağlanmasına özen gösterilir, bu amaçla oluşturulan politika belgelerine ve kurallara uygun işlem yapılır. Gerekli idari ve teknik önlemler alınmasına özen gösterilir.

10. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

AKTİVA Yazılım üretime dönük ve ticari faaliyetlerini yürütebilmek, kurum olarak ihtiyaç duyduğu uzmanlık gerektiren faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak amaçlarıyla yurt içindeki ve yurt dışındaki hizmet ve ürün tedarikçilerinden yararlanır ve görev tanımları, faaliyetleri ve sağladıkları hizmetin niteliğine göre “veri işleyen”, “veri sorumlusu” veya “ortak veri sorumlusu” sayılan bu tedarikçiler, iş ortakları veya yetkili kurum ve kuruluşlara kişisel verileri aktarabilir. İşbirliği içinde olduğumuz üçüncü parti firmalara kullanıcılarımızın elektronik posta adresleri iletebilir.

10.1. Kişisel Veri Aktarımında Gözetilecek Hususlar

  • Kişisel veri paylaşımı sırasında veri aktarılan tüm taraflar ile bir veri aktarım sözleşmesi, taahhütname veya benzeri belgelerin imzalanması yoluyla veri aktarımının güvence altına alınması sağlanır.

  • Her bir birim ve çalışan kişisel veri aktarımı yapılan muhatabın kişisel verilerle ilgili oluşturabileceği riskleri önceden gözetmeli ve risk yaratacak durumların oluşmaması için özen göstermelidir.

  • Yurt dışı menşeli uygulama ve servislerin kullanımında KVK ve GDPR gibi ilgili mevzuata uyum konusunda özen gösterilir.

  • Taraflar ve tedarikçilere yapılacak veri aktarımları esnasında veri güvenliğinin uygun ve güvenli araç ve kanallarla yapılması, kişisel verilerin aktarıldığı gerçek kişilerin muhatap tarafından yetkilendirilmiş olup olmadığının takip edilmesi, kişisel verilerin aktarım amacıyla oluşturulan nüsha ve kopyaları varsa bunların işlevleri sona erer ermez tüm mecralardan silinmesine dikkat edilmesi zorunludur.

  • Kuruluş birim ve çalışanları veri aktardıkları taraf ve tedarikçilerin kişisel veriler konusundaki hassasiyetlerini ve uygulamalarını gözetmek, risk oluşturabilecek durumları üstlerine zamanında bildirmekle yükümlüdürler. Kuruluş çalışanları kişisel veriler konusunda çözümleyemedikleri durum ve sorunlar konusunda zamanında üstlerinden gerekli desteği istemelidirler.

10.2. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Durumlar ve Aktarım Yapılan Taraflar

Kişisel veriler aşağıda belirtilen amaçlarla, yine aşağıda belirtilen taraflarla paylaşılmaktadır:

  • Kuruluş tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin planlanması ve yerine getirilmesi için gerekli olan hallerde yurt içi ve yurt dışındaki topluluk şirketleri, iş ortakları, iştirakler, danışman firmalar, diğer hizmet tedarikçiler gibi özel kurum ve kuruluşlar ile kamu kurum ve kuruluşlarına,

  • İş sürekliliğinin sağlanması, hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini, insan kaynakları, iş sağlığı ve güvenliği ile acil durum süreç ve stratejilerinin planlanması ile icra edilmesi için bu alanlarda hizmet veren gerçek ve tüzel kişilerle ve onların birlikte çalıştığı üçüncü taraflara;

  • Kuruluşun tedarik ettiği hizmetler çerçevesinde sözleşme imzaladığı kişiler ve onların birlikte çalıştığı üçüncü kişilere,

  • Kuruluşun sunduğu hizmetler veya çalışana sosyo-ekonomik fayda sağlayıcı nitelikte dışarıdan hizmet sağlayan tedarikçiler ve onların birlikte çalıştığı üçüncü taraflara,

  • İşe alım, işten çıkış sürecinde Kuruluş içi departmanlara, topluluk şirketlerimize, önceki veya sonraki işverenlere,

  • Kuruluşun yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi için gerekli olan hallerde iş ortaklarımız, danışman firmalarımız, tedarikçilerimiz, özel kurum ve kuruluşlar, mahkemeler, kamu kurum ve kuruluşları ve yetkili mercilere,

  • Kuruluş tarafından yapılan sözleşmelerin kurulması ve ifası kapsamında gerekli ödeme ve tahsilat işlemleri için ilgili bankalara,

  • Çalışanların sigorta ve benzeri haklardan yararlanabilmeleri için sigorta acenteleri ve sigorta şirketlerine

  • Kuruluşumuzun haklarının tesisi, kullanılması ve korunması kapsamında hukuki ve mali destek almak amacıyla hukuk, muhasebe/SMM büroları, avukatlar ve diğer danışmanlara,

  • Kurumsal elektronik iletişim kanalları için gerekli altyapı ve hizmetler ile Veri güvenliğinin sağlanması amacıyla bulut hizmeti sunan yurt içindeki ve yurt dışındaki hizmet tedarikçilerine;

  • Anlık ileti, dosya paylaşımı, video konferans, elektronik posta vb. çevrimiçi iletişim kanalları ve araçlarını kullanabilmek için hizmet tedarik ettiğimiz yurt dışı menşeili platform ve uygulamalara,

  • Elektronik imza temini ve yetkilendirilmesi işlemleri için hizmet sağladığımız tedarikçiye,

  • Çalışanların motivasyonlarının artırılması, ekip ruhunun güçlendirilmesi amaçlarıyla özel günlerinde destek mesajları atılabilmesi, etkinlikler düzenlenmesi, başarı çalışanların ödüllendirilmesi için bu alanlarda hizmet sağlayan tedarikçi kuruluşlarla,

  • Kuruluş tarafından alınan veya müşterilerin talebi üzerine yürütülen kalite, sosyal ve diğer konulardaki denetimlerin yürütülebilmesi için denetim yapan denetçiler ve yurt içi veya yurt dışı menşeli denetim kuruluşlarına,

  • Fikri ve sınai mülkiyete konu iş ve işlemlerle ilgili hukuki ve teknik süreçlerin yürütülmesi amacıyla özel ve kamu kurum/kuruluşlarına kişisel veriler aktarılmaktadır.

10.3. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

Günümüzde yaygın ve kaçınılmaz olarak kullanılan bulut, anlık ileti ya da online iletişim kanalları ile hizmet sunumu amacıyla yurt dışında yerleşik aşağıdaki taraflarla paylaşılacaktır. Bu kapsamda,

  • Ofis iş ve işlemleri için ABD Menşeli Microsoft ile,

  • İş amacıyla çalışanlar arasında ve müşterilerle kurulan ilişkilerde anlık mesajlaşma uygulaması olarak Whatsapp uygulaması üzerinden ABD Menşeli Facebook ile,

  • İş amacıyla büyük boyutlu dosyaların paylaşımı için ABD menşeli Google, Wetransfer ve Microsoft ile,

  • Veri merkezi, bulut sunucu hizmetleri sağlayan Azure üzerinden ABD menşeli Microsoft ile,

  • Toplu e-posta yönetimi için ABD menşeli Constant Contact ile,

  • Müşterilere internet sitesi üzerinden anlık destek verebilmek için ve ABD Menşeli Tawk.to ile,

  • Müşterilere teknik destek sağlayabilmek için uzaktan erişim sağlayan ABD menşeli Ammy, Almanya menşeli Anydesk ve Teamviewer ile,

  • Video konferanslar hizmetleri için Skype uygulaması üzerinden ABD menşeli Microsoft,

  • Kurumsal e-posta hizmetlerimiz için ABD menşeli Google ve Rusya menşeli Yandex ile ve eposta sunucusu hizmeti veren SendGrid uygulaması üzerinden Twilio ile,

  • Günlük iş faaliyetlerinin yürütülmesi için mobil ve masaüstü İşletim sistemleri sağlayan ABD menşeli Apple, ABD menşeli Microsoft ve Google ile,

  • Sosyal Medya hizmeti sunan ve yurt dışından hizmet veren ABD menşeli Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin ve Youtube üzerinden ABD menşeli Google ile paylaşılmaktadır.

Her bir hizmet sağlayıcının kendi gizlilik politikalarına şu bağlantılardan ulaşabilirsiniz:

11. DENETİM, BAŞVURULAR VE VERİ İHLAL BİLDİRİMLERİ

 

Kurulu? ki?isel verilerin korunmas? konusunda gerekli iç ve d?? denetimleri yapt?rabilmektedir.

?lgili ki?ilerin yapt??? ba?vurular en geç 30 gün içerisinde, Komite taraf?ndan ilgili birimin de görü?ü al?narak cevaplan?r.

Kurulu? ki?isel verilerle ilgili herhangi bir ihlal oldu?u kendisine bildirildi?inde, bu durumun ö?renildi?i tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde KVK Kuruluna bildirimde bulununur. ?lgili taraflar? ve ki?ileri de ayn? ?ekilde bilgilendirir.

12. GÜNCELLEME

 

?? bu politika belgesi, kurulu?un ki?isel veri i?leme ?artlar?, araçlar?, amaçlar?  ile kapsam? de?i?ti?inde ve ki?isel verilerin payla??ld??? taraflar?n de?i?mesi durumlar?nda güncellenir. Her bir maddede yap?lan güncellemeler ayr? bir tabloda tutulur.